Dokumentasjon handler om å synliggjøre arbeidsprosesser, beslutninger og tiltak som gjøres i samhandling mellom tjenester. Dette gir oversikt, trygghet og mulighet for læring. Gjennom tydelig dokumentasjon kan kommunen følge opp saker systematisk, sikre at ansvar er fordelt, og at tiltak blir gjennomført som planlagt. På tjenestenivå finnes det flere former for dokumentasjon, avhengig av sektor og fagområde. Her er en oversikt over typisk dokumentasjon som brukes i kommunale tjenester:
Evaluering på tjenestenivå er en sentral del av arbeidet med å utvikle en helhetlig og samordnet innsats for barn og unge i Sør-Varanger kommune. Evalueringen bygger på systematisk innhenting, analyse og vurdering av informasjon om samhandlingen mellom tjenester. Målet er å fremme kunnskapsutvikling, læring og kontinuerlig forbedring i tjenestene.
BTI - handlingsveileder
BTI er en modell for tjenester som møter gravide, barn, unge og foreldre det er knyttet undring eller bekymring til. Hensikten med BTI-modellen er å kvalitetssikre en helhetlig og koordinert innsats, uten at det blir brudd i oppfølgingen. BTI bidrar til tidlig innsats, samordning og medvirkning. BTI-modellen beskriver arbeidsprosesser og samhandling mellom tjenestene, og viser veien fra bekymring til handling.
Dokumentasjon på tjenestenivå
Et viktig element i dokumentasjonsarbeidet er elevmapper og barnemapper. Disse brukes i skole og barnehage for å samle relevant informasjon om barnets utvikling, behov og oppfølging. Mapper skal inneholde dokumentasjon som er nødvendig for å sikre god faglig vurdering og kontinuitet i tiltak, og skal føres i tråd med gjeldende lovverk om personvern og journalføring. Informasjonen skal være relevant, oppdatert, og bidra til at barnet får riktig hjelp til rett tid. Dokumentasjonen på tjenestenivå skal støtte opp under helhetlig oppfølging, sikre kontinuitet og bidra til at barn og unge får rett hjelp til rett tid.
Barnehage:
- Barnemapper: Individuell dokumentasjon om barnets utvikling, behov og tiltak. Føres i tråd med barnehageloven og personvernlovgivning.
- Observasjonsnotater og utviklingssamtaler
- Foreldresamtaler og samarbeidsdokumenter
Skole:
- Elevmapper: Inneholder informasjon om elevens faglige og sosiale utvikling, tilrettelegging, tiltak og oppfølging. Føres i henhold til opplæringsloven og GDPR.
- Utviklingssamtaler, vurderingsdokumenter og spesialpedagogiske planer
- Elevundersøkelser og Ungdataresultater som brukes til kvalitetsutvikling
Helsestasjon og skolehelsetjenesten:
- Journalføring i fagsystemer
- Dokumentasjon av samtaler, vurderinger og tiltak
- Registrering av samtykke og oppfølging
PPT:
- Sakkyndige vurderinger, henvisningsdokumenter og tiltaksplaner
- Dokumentasjon av samarbeid med skole/barnehage og foresatte
- Journalføring i fagsystemet Visma Flyt PPT
Barnevern, NAV og helse- og omsorgstjenester:
- Fagsystemet Visma brukes til dokumentasjon av tiltak, vurderinger og samhandling
- Individuelle planer, ansvarsgruppemøter og vedtak dokumenteres i tråd med lovverk.
Individuelt Tilpasset Opplæring (ITO)
Sør-Varanger kommune har etablert en strukturert veileder for Individuelt Tilpasset Opplæring (ITO), som skal sikre at elever med behov for tilrettelegging får et forsvarlig og dokumentert opplæringstilbud. Veilederen bygger på nasjonale føringer og lokal praksis, og omfatter hele prosessen fra første bekymring til evaluering og årsrapport.
ITO-arbeidet følger en tydelig handlingssirkel med faste faser: kartlegging, utprøving av tiltak, vurdering, sakkyndig vurdering og vedtak. Skolen har ansvar for å identifisere elever som ikke har tilfredsstillende utbytte av ordinær opplæring, og samarbeider tett med foresatte, Pedagogisk-Psykologisk Tjeneste (PPT) og andre relevante instanser.
Elevens rett til medvirkning og hensynet til elevens beste står sentralt i prosessen, i tråd med opplæringsloven, barnekonvensjonen og grunnloven. Dokumentasjonen skjer gjennom standardiserte maler for pedagogisk rapport, samtykkeerklæring, henvisning til PPT, individuell opplæringsplan (IOP) og årsrapport. All dokumentasjon arkiveres digitalt i kommunens systemer.
Veilederen kan leses her.
Evaluering
I Sør-Varanger skjer evaluering på flere nivåer og arenaer. På ledernivå gjennomføres det faste samarbeidsmøter mellom ulike tjenester, der man drøfter erfaringer, utfordringer og forbedringsmuligheter i det tverrfaglige samarbeidet.
Barnehager og skoler i kommunen har egne strukturer for evaluering og medvirkning. Dette skjer blant annet gjennom foreldremøter, elevråd, foreldrearbeidsutvalg (FAU), foreldreråd og skolemiljøutvalg. Disse arenaene gir både barn, unge og foresatte mulighet til å komme med innspill og bidra til utvikling av et trygt og inkluderende oppvekstmiljø. Elevrådene arbeider for å fremme elevenes interesser og bidra til et godt læringsmiljø, mens FAU og foreldrerådene representerer foreldrenes stemme i utviklingen av skolen og barnehagen. I skolemiljøutvalget møtes representanter fra elever, foreldre, ansatte, skoleledelse og kommunen for å sikre systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet.
Samarbeidsutvalget (SU) er en viktig tverrfaglig arena som samler representanter fra skole, SFO og barnehage, inkludert foreldre, ansatte, elever, politisk nivå og ledelse. SU fungerer som et felles forum for dialog, evaluering og utvikling av tjenestene.
Sør-Varanger kommune benytter også ulike former for brukerundersøkelser for å innhente erfaringer og måle brukertilfredshet. Barnehager og skoler deltar blant annet i Utdanningsdirektoratets foreldreundersøkelse, som gir verdifull innsikt i hvordan tjenestene oppleves av brukerne. Denne informasjonen brukes aktivt som grunnlag for evaluering og videreutvikling.